商務英語郵件寫作的注意事項
下面是本站小編整理的商務英語郵件寫作的注意事項, 希望對大家有幫助。
1. Write a meaningful subject line “主題”要有意義
在把你的郵件發送出去之前,你要檢查一下郵件主題是否能夠準確概括郵件的正文內容。如果你的主題寫得很模糊,或者主題欄是空的話,那麼很有可能對方壓根就不會打開你的郵件。
我們來看一個例子:
Subject: Important! Read Immediately!!!
簡評:你認爲很重要的事情在別人看來卻未必如此,你在郵件主題欄裏大喊大叫只會讓對方覺得你很傲慢,且不專業。郵件的主題一定要informative (具體;提供有用信息),讓對方在沒打開你郵件之前就知道你大概要說什麼。上面這個主題可以這樣改:
Subject: Emergency: All Cars in the Lower Lot Will Be Towed in One Hour
簡評:如果你的郵件內容真的很重要且緊急,那麼不妨把主題寫得具體些,同時,嘗試主題首字母大寫,這樣可以引起對方的重視。
2. Identify yourself clearly 選擇一個專業的郵箱地址
試想一下,假設你是會議的主辦方,在會議開始的前一天,你收到這樣一封郵件:
To: Bruce Blinderson
From:
Subject: [Blank]
Hi, I'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?
簡評:收到這樣一封郵件之後,你肯定很蒙:FuZzYKltTy2000是何許人也?這封郵件可以這樣改:
To: Bruce Blinderson
From:
Subject: Conference absence, Sept. 10
Dear Mr. Bruce,
This is Morris Ponsybil from…
簡評:這封郵件的郵箱地址更專業,收信人可以把郵箱地址和寫信人的真實身份聯繫起來。
3. Distinguish between formal and informal situations 語言風格得當
郵件有正式和非正式之分。如果你是寫給和自己比較熟的同事,那麼在郵件裏用一些表情符號(smilies 如 :P 等),縮寫(比如IIRC表示“If I recall correctly”;LOL 表示“laughing out loud")和網絡語言可以使你的郵件充滿個性,增進你與對方的感情。但是如果你是寫給你的上司,或者不太熟的客戶,那麼在語言風格的拿捏上就要謹慎了。